L'univers bien fermé de la bureautique est entré récemment dans une zone de turbulences. Jusqu'alors, la plupart des entreprises s'équipaient, sans trop se poser de question, de la suite propriétaire Office de Microsoft. De fait, cette solution - forte de plus de 500 millions d'utilisateurs dans le monde et de 96 % de parts de marché – est encore aujourd'hui en quasi situation de monopole (24, 35). De cette ère "Microsoft only" on retiendra sans doute une période proposant certes un produit aux fondations solides mais aussi une période assez décevante en termes d'innovation et qui laisse un goût amer aux directions en termes de coût : faute d'une concurrence en position de force, la suite de Microsoft est commercialisée à un prix que beaucoup d'entreprises jugent exorbitant. Côté mise en œuvre, le consultant Frédéric Cavazza dresse un bilan édifiant de la situation encore en cours : "Les entreprises font le constat de 25 ans de situation monopolistique aboutissant à un échec. Lotus Notes ou Microsoft Office ne sont pas des outils pleinement efficaces, car trop lourds à mettre en oeuvre et trop complexes pour les utilisateurs" (4).

Avis de vent frais

S'il y a peu encore, des alternatives innovantes ainsi qu'une concurrence offensive manquaient pour dynamiser le secteur, 2006/2007 marquent un tournant : le marché des outils bureautiques a alors commencé à sortir de sa léthargie (2). De nouvelles offres suffisamment convaincantes pour pousser les utilisateurs à changer de logiciel ont émergé, des acteurs inattendus sont arrivés (enhardis par Google), les Etats ont montré l'exemple avec l'acquisition de solutions open source. Les suites comme Workplace d'IBM et iWork d'Apple, les solutions libres avec OpenOffice en tête, ainsi que les prometteuses solutions en ligne telles que Google Docs ou AjaxWrite sont autant d'alternatives qui titillent désormais Microsoft et le poussent à réagir (46). Les modèles libres, gratuits ou en ligne viennent enfin bousculer un marché endormi où les clients attendaient du neuf (4).

Des nouveautés en pagaille

Jusqu'alors peu enclins à laisser tomber leur application "historique", les utilisateurs pourraient bien changer d'attitude et se tourner vers ces nouvelles offres qui arrivent en pagaille : ces solutions mettent à l'honneur des technologies nouvelles qui bouleversent les règles en place (virtualisation, hébergement d'applications...), de nouveaux usages aussi divers que les solutions collaboratives, mobiles ou sociales (intégration des réseaux sociaux, des blogs et des modes de communication en temps réel) ainsi que des fonctions étendues qui permettent aux suites bureautiques de prendre de plus en plus des allures de suites collaboratives et même de suites de gestion du contenu. On voit d'ailleurs sortir des suites qui se positionnent sur tous ces créneaux à la fois. Ainsi Documentum, spécialiste de la gestion du contenu, présente sa future plate-forme collaborative, Centerstage, comme une alternative à Sharepoint de Microsoft (11).

La bureautique est en passe de devenir un marché ouvert et standard

Mais ce n'est pas tout – un changement essentiel est en train de bouleverser le secteur : dominée jusqu'à présent par des logiciels propriétaires (2), la bureautique manquait cruellement de standard en matière de format de document pour collaborer avec d'autres applications. Ce frein pourrait bien être en passe de disparaître. Avec la certification ISO du format de document ODF* et l'apparition de logiciels pouvant faire valoir leurs positions face à Microsoft Office, la situation semble bien pouvoir évoluer vers un meilleur équilibre de marché.

* Pour rappel, OpenDocument est la désignation d'usage d'une norme dont l'appellation officielle est OASIS Open Document Format for Office Applications, également abrégée par le sigle ODF. C'est un format ouvert de données pour les applications bureautiques : traitements de texte, tableurs, présentations, diagrammes, dessins et base de données bureautique. Il s'inspire du format initial d'OpenOffice.org et est avant tout proposé comme un format de convergence et d'interopérabilité entre logiciels bureautiques et, plus généralement, entre applications de traitement de documents. Il s'agit non seulement d'un format documenté, publié, librement exploitable, mais encore la spécification elle-même est sous le contrôle d'un organisme indépendant de tout éditeur de logiciel bureautique (3).

Ces changements n'ont rien d'anecdotique

On peut penser à tort que toute cette effervescence dans le secteur de la bureautique est sans conséquence. Au contraire, peut-être est-ce l'annonce de bouleversements qui pourraient toucher d'autres secteurs applicatifs. Louis Naugès explique ainsi que c'est toujours par la bureautique que démarrent les usages professionnels d'une nouvelle génération d'informatique et rappelle que tableur et traitement de texte ont lancé – excusez du peu - les PC au début des années 80. Messagerie et recherche sont encore, dix ans après son démarrage, les usages dominants du Web 1.0 (1).

Reste à savoir qui seront au bout du compte les grands gagnants de tous ces changements. La réponse est certainement : les utilisateurs. Les offres se sont diversifiées et correspondent mieux à la grande diversité de leurs besoins (homme nomade, homme pressé, homme multimédia...) et des applications qu'ils utilisent dans leur vie privée. On sent bien que leur résistance est moins catégorique quand il s'agit de se tourner vers une solution autre que la gamme Office. Ces changements réussissent aussi à ceux qui restent fidèles à Microsoft, ils ne peuvent que se féliciter de travailler avec une suite Office - récemment relookée pour résister à la concurrence – qui se montre désormais plus ouverte à la communication avec le web et les autres applications en général.

Les DSI en plein dans la tourmente...

Pour les DSI, la situation est propice : la sortie récente d'Office 2007 est justement l'occasion de remettre en question la stratégie en place dans leur groupe (46) et d'envisager des solutions peut-être moins onéreuses.

En effet, face à un nouveau contexte de travail et à un environnement de plus en plus complexe, bloquées par des restrictions budgétaires, les directions informatiques s'interrogent sur l'intérêt de rester fidèle à Office. Parmi les faits qu'il leur faut désormais prendre en compte :

- De plus en plus d'utilisateurs sont extérieurs à l'entreprise (clients, fournisseurs, partenaires, commerciaux) et souhaitent pouvoir se connecter à tout moment. Comment assurer une bonne gestion des risques liés à cette ouverture du SI ?

- Les directions métiers demandent de plus en plus d'espaces d'équipes mais comment gérer la montée en charge ?

- Les utilisateurs veulent bénéficier d'outils comme la messagerie instantanée ou le web conferencing. Comment associer leurs demandes aux projets structurants d'infrastructures de communication ? (5)

Un contexte de plus en plus complexe qui pousse certaines à se demander si finalement la voie de l'externalisation ne devient pas, elle aussi, une alternative intéressante car le prestataire peut les accompagner de façon structurante lors du déploiement et de la gestion au quotidien de ce type d'environnement (5).

En règle générale cependant, toutes estiment que la mise en place d'un portail bureautique collaboratif n'est pas qu'une affaire de technologie revenant de droit à la DSI. Il s'agit d'un projet d'entreprise qui implique nécessairement des entités métiers très différentes. De l'implication de ces dernières dépendra aussi la réussite du projet, au-delà de la DSI (13). Mais est-ce si facile de les motiver alors que le terme et le concept sont devenus fourre-tout, désuets, voire peu valorisants dans l'esprit de beaucoup ?

18 mai 2009 – Tous droits réservés - © documental - Marie-Pierre Alizay, Chantal Frasez

AU SOMMAIRE :

La métamorphose des suites bureautiques

Suites bureautique : les acteurs en lice face à Microsoft

Suites bureautique : bibliographie